Cuando una empresa necesita una flota vehicular para sus operaciones, es importante prevenir varios riesgos que pueden surgir. Uno de ellos es el posible robo o pérdida de las unidades, ya sea por descuido de los empleados o por la falta de un control adecuado y seguimiento de los vehículos asignados.
¿Qué debemos hacer para prevenir este tipo de situaciones y, en su caso, poder mitigar este riesgo?
Para evitar que tus empleados se lleven las unidades de la flota de tu empresa, es fundamental implementar medidas de seguridad y control efectivas. En primer lugar, es esencial establecer políticas claras y comunicarlas de manera efectiva a todo el personal. Esto incluye la prohibición explícita de utilizar los vehículos de la empresa para fines personales y la obligación de reportar cualquier incidencia o anomalía en su uso.
En segundo lugar, la instalación de dispositivos de rastreo y monitoreo en los vehículos puede ser una herramienta valiosa para mantener un control constante sobre su ubicación y uso. Estos sistemas permiten conocer en tiempo real la localización de cada unidad, así como registrar datos como la velocidad, el kilometraje y los tiempos de encendido y apagado del motor.
La realización de inspecciones periódicas y revisiones de los vehículos por parte de personal autorizado puede ayudar a detectar de manera temprana cualquier intento de robo o mal uso. Estas revisiones deben incluir la verificación de la documentación y el estado general de las unidades, así como la revisión de los registros de mantenimiento y asignaciones.
- Registro y control de asignaciones: Un adecuado control de asignaciones tiene como propósito saber en todo momento a quién, cuándo y qué unidad fue asignada a los conductores de tu empresa. Es necesario contar con un documento donde sólo ahí se controle la asignación de las unidades que conforman la flotilla
- Protección legal ante posible robo: Por precaución, las empresas que gestionan flotillas deben establecer contratos de comodato para aquellos conductores a los que se le asigna un vehículo de tiempo completo. Es decir, un contrato donde se deje en claro que después de un tiempo preciso el bien -en este caso el automóvil- retornará a su dueño original.
- Tecnología para ubicar los vehículos: Es muy conveniente aplicar un software para conocer de manera precisa y en tiempo real la ubicación de las unidades. Así, mediante dispositivos GPS, en todo momento podrás rastrear el recorrido de los vehículos y verificar sus rutas.
En resumen, establecer medidas de seguridad, implementar tecnología de control y realizar inspecciones regulares son pasos clave para prevenir el robo o la pérdida de las unidades de la flota de tu empresa. Con una gestión adecuada y proactiva, es posible mitigar este riesgo y garantizar la integridad de tus activos vehiculares.
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