Actualmente, vivimos en la época en que la tecnología está presente en todo aquello que nos rodea. estamos permanentemente conectados, proporcionando y obteniendo información de manera constante, lo cual resulta en hacer de forma más eficiente las actividades que antes hacíamos de forma manual.
Y cabe hacernos la siguiente pregunta, ¿tiene nuestra empresa la tecnología necesaria para atender los requerimientos de la flota de vehículos? Vamos a descubrirlo.
Los procesos de transformación tecnológica que viven muchas empresas derivan en disponer de un conjunto de herramientas digitales, preferentemente a través de Internet, que ofrecen al equipo de trabajo la posibilidad de automatizar procesos, validar los datos de manera automática, compartir la información con todos los actores clave, estar más fácilmente conectados, mitigar los reprocesos y volver más eficientes las actividades.
Pero, ¿lo relativo a la flota también está considerado en esta digitalización? En general, la administración y operación de una flota conlleva muchas actividades que incrementan conforme crece el número de vehículos y/o el tipo de requerimientos que cambian con el paso del tiempo. Quizá el siguiente dato nos dé una respuesta a esa pregunta.
En la actualidad, más del 65% de las empresas no dispone de la tecnología necesaria para optimizar la operación de su flota de vehículos.
¿Cuál es el problema?
En general, la perspectiva de las actividades relacionadas con los vehículos siempre se ha basado en tareas manuales, quizá influida aquella por cómo se llevan a cabo los servicios de mantenimiento. Y, ante esta perspectiva, los equipos que administran las flotas han ido incorporando a su trabajo herramientas no adecuadas para el desempeño de su actividad:
- Hojas de cálculo que cada vez son más difíciles de mantener;
- Notas manuales, que sirven como recordatorios;
- Largos intercambios de correos electrónicos con proveedores;
- Solicitudes por email que se retrasan en el tiempo;
- Documentos complejos donde se guardan las actividades a realizar.
El no disponer de las herramientas adecuadas da como resultado que, ante el aumento del tamaño de la flota y sus requerimientos, cada vez el equipo de trabajo se vuelva más ineficiente, la información sea confusa o se pierda, se incurra en gastos innecesarios y los problemas a resolver con los vehículos y conductores crezcan, no sean debidamente atendidos y compliquen la operación.
Pero, ¿es posible poner la tecnología al servicio de las soluciones que necesita la flota? Vamos a verlo a continuación.
¿Cómo evaluar la solución correcta?
A la hora de incorporar una solución tecnológica, que logre optimizar el trabajo de la administración de la flota, es importante evaluar cuáles son los aspectos clave que queremos conseguir:
- Disponer de toda la información de los vehículos en un único lugar.
- La solución debe ser accesible desde cualquier lugar, a cualquier hora.
- Emisión de todos los recordatorios y alertas, para no olvidar ningún evento de la flota.
- Los documentos de los vehículos deben estar fácilmente disponibles en digital.
- Poder administrar todos los aspectos relevantes: seguros, servicios, gestorías, etc.
- Gestionar fácilmente las asignaciones de los vehículos.
- Obtener reportes periódicos, con todos los datos necesarios.
- Poder controlar todos los gastos de la flota desde un único lugar.
- Disponer de valiosa información para la toma de decisiones con respecto a la flota.
- Debe ser fácil e intuitiva de utilizar, para que los usuarios se sientan cómodos y les resulte útil.
- Conectar a conductores y administradores de la flota, para sus solicitudes y requerimientos.
- Conectar a los vehículos para capturar sus datos: consumos, kilometraje, rutas, etc.
- Contener flujos de aprobación que resulten eficientes y fáciles de implementar.
- La información debe poder ser compartida con todos los actores clave: usuarios, conductores, directivos, proveedores, etc.
Estos puntos resumen muchos de los aspectos clave que, junto a otros propios de cada empresa, se deben tener en consideración a la hora de elegir cuál es la solución correcta. Esta solución debe ser clave para lograr una mayor eficiencia en la administración de nuestra flota de vehículos.
¿Cómo utilizar correctamente la tecnología?
En cualquier caso, de poco sirve poder disponer de una completa y funcional solución tecnológica si el uso que se le va a dar es residual y/o como mero repositorio donde, de vez en cuando, se guarde la información. En este caso, pese a tener la solución al problema, caemos con facilidad en la problemática que se comenta y la inversión realizada por la empresa, para optimizar la operación, estará desaprovechada. Convertiremos la solución en una "no adecuada herramienta" más
Cualquier decisión, sobre la solución a adoptar, debe incluir a los actores clave de la empresa (equipo de administración de la flota, usuarios de los vehículos, dirección, etc.), dado que serán los encargados de aprovecharla y darle sentido a la implantación.
La solución tecnológica que se adopte debe ser el eje central de trabajo de los equipos involucrados en la administración de la flota, dejando de lado otras herramientas como las comentadas anteriormente.
Los equipos de trabajo deben involucrarse en la evolución de la solución, aportando su talento e ideas para mejorarla y convertirla en una herramienta cada vez más útil y productiva.
¿Cómo resolver estos problemas?
A partir de lo expuesto hasta el momento, el principio básico parte de tener una aplicación Web donde podamos disponer de todas las funcionalidades necesarias, que resuelvan los aspectos sobre los que vamos a evaluar si es la solución ideal para nosotros: inventario de vehículos, alertas, gestorías, seguros, servicios de mantenimiento, reportes, estadísticas, analítica de datos, etc.
Esta aplicación nos debe permitir que varios usuarios de la empresa interactúen con la información, haciendo así más eficiente el trabajo del equipo.
Además, esta solución no debe ser considerada como una "isla" al margen del conjunto de otras que también utiliza la empresa para operar. Por lo tanto, se debe poder conectar fácilmente con otros sistemas: contables y financieros; de operaciones; de gestión de requerimientos; etc.
La seguridad de la información es fundamental en estas aplicaciones para la flota, por lo que la solución debe hacer énfasis en este aspecto implementando estándares de ciberseguridad de referencia.
Poner la información de su vehículo a disposición de los conductores, resulta muy útil para que puedan gestionar sus propias necesidades tales como: solicitud de servicios de mantenimiento, estar al tanto de los trámites a realizar o poder reportar cualquier incidencia que se presente. Por esto, una app para su dispositivo móvil es básica para ayudar a gestionar sus requerimientos en movilidad.
Conectar a los vehículos, con dispositivos de telemetría que integren fácilmente la información en la solución, evitará la introducción manual de datos, evitando errores y aportando valiosa información para el control de la flota y los gastos asociados a ella.
Y por supuesto, es fundamental que esta solución sea ofrecida y evolucionada por un proveedor con amplia experiencia en el mercado, que entienda las necesidades de movilidad de las empresas y que proporcione el soporte necesario no solo para la implantación, si no también durante el uso diario de la solución tecnológica seleccionada.
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