La gestión de una flota de vehículos significa un enorme reto para las empresas. Y hacerlo de la manera óptima, aumentando la productividad, reduciendo costos y riesgos, es aún más complicado.
Para muchas empresas, la gestión de flotas de vehículos es vital, ya que éstas son su principal activo y el núcleo mismo de su negocio. Tal es el caso de quienes ofrecen transporte de personas y/o mercancías, compañías de mensajería, paquetería, servicio de taxis, servicio de autobuses, ambulancias, transporte escolar o de personal, empresas que producen artículos de consumo popular y otras muchas.
Básicamente se pueden dividir en cuatro procesos fundamentales:
Los vehículos son el corazón de la empresa o del área de Logística, por lo que resulta indispensable ejercer un control estricto sobre el estado y el mantenimiento de cada unidad. Esto permite darles una larga vida útil, garantizar la seguridad de los conductores y averías que incidan de manera negativa en el presupuesto. Las claves en este punto son: detección temprana de fallas, mantenimiento de la flota y correctivo y reemplazo oportuno de piezas.
Después de los vehículos, el activo más importante son los conductores. De ellos depende el buen uso de cada unidad, la optimización del gasto de gasolina, los tiempos de entrega y, en general, el comportamiento del conductor. Es fundamental mantener el control de cuándo y a quién se le asignó cada unidad, definir plazos de uso, establecer contratos de comodato y/o seguros para evitar riesgos de robo o extravío de las unidades y, muy importante, asignar un conductor fijo para cada unidad y mantener contacto constante con ellos.
Las tarjetas de circulación, las licencias, las tenencias, la renovación de placas, las verificaciones y cualquier otro tipo de trámites y documentos ante las autoridades tienen que ser gestionados por especialistas que lleven una bitácora de vencimientos y renovaciones. En este rubro entran también los seguros.
Los procesos anteriores pueden automatizarse y hacerse considerablemente más eficientes para lograr una gestión óptima, aumentando la productividad, reduciendo costos y riesgos.
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