La gestión de una flota de vehículos significa un enorme reto para las empresas. Y hacerlo de la manera óptima, aumentando la productividad, reduciendo costos y riesgos, es aún más complicado.
Para muchas empresas, la gestión de flotas de vehículos es vital, ya que éstas son su principal activo y el núcleo mismo de su negocio. Tal es el caso de quienes ofrecen transporte de personas y/o mercancías, compañías de mensajería, paquetería, servicio de taxis, servicio de autobuses, ambulancias, transporte escolar o de personal, empresas que producen artículos de consumo popular y otras muchas.
La gestión de flotas de vehículos es un trabajo multitask, porque implica:
- Tener información de cada una de las unidades en todo momento,
- Estar al tanto de su estado y funcionamiento,
- Diseñar y optimizar rutas,
- Mantener una comunicación continua con los conductores y el seguimiento de vehículos,
- Aumentar la productividad de cada unidad, así como prolongar su vida útil,
- Supervisar tiempos de entrega o viaje,
- Llevar un récord de disponibilidad de vehículos,
- Hacer y ejecutar planes de mantenimiento,
- Gestionar trámites vehiculares,
- Supervisar citas de mantenimiento y resolución de incidencias,
- Elaborar reportes y estadísticas,
- Tener al día la parte contable y financiera,
- Reducir gastos, en particular el consumo de combustible,
- Celar por la seguridad de conductores, usuarios y peatones.
¿Cuáles son las actividades y en qué consisten?
Básicamente se pueden dividir en cuatro procesos fundamentales:
1. El mantenimiento correcto de la flota
Los vehículos son el corazón de la empresa o del área de Logística, por lo que resulta indispensable ejercer un control estricto sobre el estado y el mantenimiento de cada unidad. Esto permite darles una larga vida útil, garantizar la seguridad de los conductores y averías que incidan de manera negativa en el presupuesto. Las claves en este punto son: detección temprana de fallas, mantenimiento de la flota y correctivo y reemplazo oportuno de piezas.
2. Control de asignaciones
Después de los vehículos, el activo más importante son los conductores. De ellos depende el buen uso de cada unidad, la optimización del gasto de gasolina, los tiempos de entrega y, en general, el comportamiento del conductor. Es fundamental mantener el control de cuándo y a quién se le asignó cada unidad, definir plazos de uso, establecer contratos de comodato y/o seguros para evitar riesgos de robo o extravío de las unidades y, muy importante, asignar un conductor fijo para cada unidad y mantener contacto constante con ellos.
3. Una gestión eficiente de los trámites vehiculares de la flota
Las tarjetas de circulación, las licencias, las tenencias, la renovación de placas, las verificaciones y cualquier otro tipo de trámites y documentos ante las autoridades tienen que ser gestionados por especialistas que lleven una bitácora de vencimientos y renovaciones. En este rubro entran también los seguros.
4. Un sistema de gestión apropiado
Los procesos anteriores pueden automatizarse y hacerse considerablemente más eficientes para lograr una gestión óptima, aumentando la productividad, reduciendo costos y riesgos.
¿Cómo lograr esta gestión óptima?
Lo mejor es contar con la asesoría de una empresa especializada, que tenga la mayor experiencia y permanencia en el mercado. Y para ello, la mejor opción es JHLeasing.
JH Leasing ofrece un sistema de gestión de flotas que comprende :
- Un software de gestión de flotas que se adapte a las necesidades de la empresa y te permita centralizar toda la gestión, realizar reportes, analizar datos que permitan optimizar procesos, identificar oportunidades de mejoras y tomar decisiones e implementar estrategias que aumenten la productividad, disminuyan los gastos, optimicen los tiempos, procesos y el desempeño de las distintas áreas que conforman el área de Logística.
- La app Jolly Fleet mobile, para dotar a los conductores de la información a detalle de las unidades asignadas a cada uno, hacer consultas rápidas de las pólizas de seguros y del estado de los documentos del vehículo, solicitar y dar seguimiento a los servicios de mantenimiento, reportar el kilometraje actualizado del vehículo y más.
- Un equipo de expertos que se encargan de agendar los servicios y el mantenimiento, así como dar resolución a cuestiones como citas, supervisión y autorización de presupuestos, reportes y estadísticas.
JHLeasing es una organización enfocada en resolver los retos de movilidad de las empresas. Tenemos más de 42 años en el mercado. Contamos con herramientas tecnológicas de la más alta calidad, servicios de administración altamente especializados y propuestas de soluciones innovadoras, que se ajustan a la medida de sus necesidades.
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