¿Qué es gestión de flotas vehiculares y cómo puede ayudarte?

Una empresa que dependa parcial o totalmente de una flota vehicular para generar utilidades y mantener su presencia en un mundo cada vez más competitivo, requiere diseñar e implementar una gestión óptima de la misma.

La gestión de una flota de vehículos es la administración, el manejo y la organización de los vehículos en una empresa. Esto se desgrana en los siguientes puntos:

1. Implica diseñar las rutas de todas y cada una de las unidades de tal manera que cubran la demanda existente.
2. Determinar y optimizar los costos que se generan por la operación y los servicios de mantenimiento.
3. Estar al tanto del estado físico de las unidades y saber resolver las fallas que surgen.
4. Vigilar que los conductores cumplan con sus funciones en tiempo y forma y sigan los protocolos de seguridad, mantenimiento y respeto a las leyes.
5. Decidir qué tipo de vehículo es el idóneo o, en su caso, cuáles se requieren para cada función de la empresa.

En suma: la gestión es el cerebro logístico que garantiza el correcto funcionamiento de una flota de vehículos, sea esta pequeña o grande.

¿Cómo diseñar un plan de gestión para una flota vehicular?

Existen varios procesos fundamentales para lograr una gestión óptima y reducir al mínimo los incidentes, y cualquier otro imprevisto que afecte el desempeño de la flotilla. A continuación, se describen estos procesos.

Un plan anual de mantenimiento

Este plan está destinado a mantener los vehículos en las mejores condiciones por el mayor tiempo posible, reducir costos, aumentar la productividad, evitar tiempos de inactividad por reparaciones mayores y aumentar la seguridad de las unidades y los conductores. Este plan se construye con los siguientes componentes:

• Un presupuesto que incluya costos fijos, variables, financieros y de fallo.
• El diseño de planes de mantenimiento preventivo. Revisiones periódicas, lubricación y los servicios determinados por el fabricante.
• Realizar los servicios por desgaste necesarios, como la rotación de neumáticos, detección de desgastes o corrección de anomalías.
• La planificación del reemplazo de partes y unidades. Es necesario contemplar el desgaste natural de algunas piezas y considerar el estado de cada vehículo para calcular cuándo debe reemplazarse.
• Mantenimiento correctivo. Es la parte más complicada de presupuestar, pues nunca se sabe cuándo habrá un incidente. Sin embargo, una parte del presupuesto debe considerarse para este apartado.
• Un historial de los mantenimientos y averías por unidad. Esta variable contribuye a planear el mantenimiento preventivo y a presupuestar el mantenimiento correctivo.
• La medición del tiempo de inactividad por mantenimiento, ya que ello incide directamente en la productividad.
• Seguimiento de kilometraje/horas de funcionamiento que permita definir KPI’s, monitorear el desempeño de cada unidad por separado y en conjunto y planear cada tipo de mantenimiento.
• Selección de un proveedor confiable, económico, con los conocimientos técnicos y la capacidad necesaria atender los requerimientos de toda la flota.
• Una red de talleres y agencias, disponibles a lo largo de los diferentes territorios que recorra la flota, y que siempre ofrezca una opción cercana y disponible para los mantenimientos.

Conducción

El uso correcto de cada unidad es esencial para aumentar su ciclo de vida, reducir gastos y para que cada viaje sea eficiente. A fin de garantizar una adecuada conducción es necesario:

• Realizar pruebas antes de la contratación de los conductores.
• Llevar un historial por conductor para detectar malas prácticas, incidencias y gasto excesivo de combustible.
• Elaborar un manual que indique el uso correcto del vehículo, sus características y lo que se espera del conductor.
• Llevar un registro de uso de combustible para detectar robos y fugas.
• Mantener las licencias de conducción siempre vigentes y que los conductores tengan los permisos y capacitación necesarias, en función de la normativa vigente.

Gestión de asignaciones

El control de los qué vehículo está utilizando cada conductor es primordial, ya que evita costos adicionales, tiempos de espera, retrasos en la operación o desinformación de las áreas implicadas. En este apartado es preciso:

• Crear rutas de distribución.
• Monitorear la ubicación de los vehículos en tiempo real para garantizar que se apeguen a las rutas establecidas.
• Asignar una unidad a un solo conductor y llevar un control de tales asignaciones.
• Definir plazos de uso para cada unidad.

Una plataforma tecnológica

Como hemos visto, la gestión de flotas vehiculares es tan compleja que hoy es casi imposible llevarla a cabo de manera óptima sin la ayuda de tecnología de última generación y de un equipo de profesionales que contribuyan en cada área.

Las soluciones digitales posibilitan a las empresas de transporte y Logística controlar totalmente sus procesos operativos y además hacerlo en tiempo real. Una aplicación para el dispositivo celular de los conductores, que provea información relevante sobre el vehículo asignado, es parte fundamental de esta plataforma.

¿Cómo puede ayudarte la gestión de flotas

a largo plazo?

Toda la información que se recaba a lo largo del año proporciona parámetros y mediciones precisas para la toma de decisiones, tales como:

• Cuántos y cuáles vehículos es necesario adquirir en el futuro.
• Decidir si estos deben ser adquiridos mediante el modelo de arrendamiento, compra o un modelo mixto.
• Determinar los mínimos y máximos que debe recorrer una unidad determinada dependiendo de sus características.
• Encontrar las fugas y costos ocultos de la flota, tales como el gasto excesivo en combustible, refacciones, autopartes, neumáticos, etc.
• Crear manuales de operación para distintas tareas del equipo.
• Establecer indicadores clave.
• Encontrar soluciones rápida y acertadamente, a partir de experiencias previas.

Permite que los expertos trabajen por ti

Al contratar un servicio de administración de flota vehicular:

1. Dejas en manos de expertos el correcto mantenimiento de las unidades, lo que genera una mayor disponibilidad de las mismas,
2. Permites que los trámites administrativos sean gestionados por especialistas,
3. Automatizas muchos procesos, facilitando la correcta planeación del presupuesto anual y,
4. Fomentas la seguridad de los conductores gracias a una eficiente logística en reducción de incidentes e imprevistos.

Por eso, contrata al mejor proveedor de leasing y administración de flotas, no corras riesgos y evita gastos innecesarios en servicios ineficientes.

JHLeasing es una empresa enfocada en resolver los retos de movilidad de las empresas, con más de 42 años de experiencia, herramientas tecnológicas de la más alta calidad, servicios de administración altamente especializados, un equipo integrado por personal altamente capacitado y con amplia experiencia en el sector automotriz y propuestas innovadoras y a la medida de cada cliente.

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