Cómo crear un presupuesto para el mantenimiento de tu flota

Uno de los procesos más importantes que toda gestión de flota vehicular debe considerar es el sistema de mantenimiento. Esto consiste en un conjunto de actividades determinadas para mantener o restablecer ciertas condiciones de seguridad y productividad en el funcionamiento de las unidades.

Para realizarlo adecuadamente, un sistema de mantenimiento requiere de un presupuesto anual que tenga como base reportes históricos de los gastos para evitar improvisaciones que generen pérdidas. En este sentido, un presupuesto correcto se elabora conociendo primero los tipos de mantenimiento que requiere la flotilla y posteriormente, determinando qué tipo de costos se designan para cada tipo.

Primero conozcamos los tipos de mantenimiento que se aplican en una flota vehicular:

• Preventivo: Tiene como propósito prevenir que las unidades vehiculares no presenten fallas de gravedad. Debe incluir: inspecciones sistemáticas parciales o generales, medición o monitoreo de parámetros, ajustes, tareas de conservación, lubricación y eliminación de anomalías.

• Correctivo: Se refiere a aquellas reparaciones que suceden de manera fortuita o inesperada, lo que provoca un paro de la unidad y un incremento en el costo total de la misma, ya que generalmente se requieren refacciones adicionales a las reportadas inicialmente en la revisión del mantenimiento preventivo.

• De piezas de desgaste: Este tipo de mantenimiento se realiza de acuerdo con el uso y el desgaste de las piezas del vehículo, las cuales deben ser reemplazadas en un tiempo específico y de conformidad con las indicaciones del fabricante.

Vale la pena advertir que además es necesario identificar el tipo de flota al que se le va a aplicar el mantenimiento, por ejemplo, si es de fuerza de ventas o de distribución, ya que según sea el caso, la planeación de los costos correctivos y piezas de desgaste son diferentes. 

No olvides ver: Cómo tener un mejor control de tu flota vehicular 

Ahora bien, existen diversos tipos de costos que se deben presupuestar en relación con los tipos de mantenimiento que ya explicamos:

• Costos fijos: Se refiere a los recursos requeridos para desarrollar mantenimiento preventivo, sistemático y condicional que se realiza periódicamente, como el pago de mano de obra; la compra de equipos y herramientas, y la contratación de seguros.

• Costos variables: Este tipo de costo es el que requiere el mantenimiento correctivo, ya que está destinado para las averías imprevistas o para algún incidente. La mejor manera de reducir este gasto radica en la aplicación de un eficaz mantenimiento preventivo.

• Costos financieros: Comprenden el valor total del stock del almacén de refacciones, más el valor estimado de su almacenamiento, así como el valor de las amortizaciones de los equipos que por su importancia en la producción a veces requieren tener un duplicado. Presupuestar correctamente estos costos es muy importante para un mantenimiento efectivo de piezas de desgaste.

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Asimismo, para cotizar los costos de mantenimiento también es necesario agrupar las flotas por tipo de combustible, pues no es lo mismo los gastos en flota a diesel, que a gasolina o en vehículos híbridos. Esto merece diferentes proyecciones de presupuesto y periodos de servicio. 

Ahora que los conoces, no olvides considerar estos puntos para crear el presupuesto de mantenimiento de tu flota. Además, recuerda que la elaboración correcta de un presupuesto de mantenimiento requiere sobre todo de experiencia en la mecánica y las características técnicas de los vehículos, por lo que no debe remitirse simplemente a una actividad del área financiera.