Las empresas que requieren de una flota vehicular como parte integral de sus procesos necesitan de una logística que se caracterice por su velocidad, constancia, confiabilidad y, por lo tanto, su rentabilidad.
El esquema de administración que se aplique para ello debe asegurar que estos atributos se cumplan, con el objetivo de reducir los costos del negocio, optimizar los procesos de la flotilla y, sobre todo, mejorar la calidad del servicio que se ofrece.
En general, son dos los esquemas de administración de flotas que una empresa puede aplicar para su negocio. Cuando la organización de la flota depende de la empresa que la utiliza nos referimos al esquema interno; por el contrario, cuando se contrata la administración integral de la flota a una empresa especializada, entonces es un esquema externo.
Esquema interno
La gestión interna de la flota vehicular conlleva una carga administrativa y de logística importante para la empresa que decida aplicar este esquema. Ya que se debe contar con un área específica para la correcta administración de la flota, desde donde se organice la planeación de las rutas, la comunicación y seguimiento de las unidades, todos los trámites obligatorios para el manejo de las unidades (tenencias, licencias, tarjetas de circulación, etc.), el control de asignaciones para los conductores, entre otros.
Cabe decir que si no se cuenta con la experiencia necesaria para gestionar de manera óptima una flota vehicular, el esquema interno presenta varios riesgos: complicaciones al tramitar la documentación necesaria para el manejo de las unidades, o, incluso, extravío de la misma; problemas de comunicación sobre el seguimiento y estatus de la flotilla; mantenimientos incorrectos e innecesarios de las unidades; un erróneo control de las asignaciones a los conductores, lo que puede derivar en siniestros o pérdida de los vehículos, y muchos riesgos más.
Esquema externo
Por el contrario, la aplicación de un esquema externo consiste en la contratación de una empresa especializada en logística y administración de flotas vehiculares. Las ventajas de decidirse por este esquema son varias, sin embargo, pueden resumirse de la siguiente manera: seguridad, optimización del servicio y reducción de costos.
Un esquema externo puede ofrecer a la empresa que lo requiera una administración integral de la flota, como la elaboración de un presupuesto; un personal capacitado y proveedores confiables; la implementación correcta de un sistema de mantenimiento; la gestoría oportuna de trámites vehiculares, en fin, toda una logística que asegure la rentabilidad de la flota vehicular.
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