Cuando en la empresa se cuenta con una flotilla, los vehículos andan por todos lados. Debido a ello, por motivos de seguridad y precaución es conveniente saber quién conduce el vehículo, por cuánto tiempo y dónde circula. De no ser así, se corre el riesgo de que se extravíen autos por falta de mecanismos de control adecuados, donde se defina claramente cuándo y a qué persona se le asignó el manejo de la unidad.
Aquí te decimos cómo estructurar un control de asignaciones para la flota vehicular de tu empresa:
Empata a los conductores con las unidades
Se refiere a que cada conductor use siempre la misma unidad. Esto es conveniente para que el conductor se familiarice con el automóvil y lo conozca muy bien, así podrá informar sobre las condiciones del vehículo en caso de cualquier desperfecto por mínimo que sea. Por eso es importante no permitir el uso del vehículo a terceras personas.
Define plazos de uso por unidad
El plazo de uso por unidad se debe establecer de acuerdo con el kilometraje del vehículo. De esta manera se evita asignar vehículos que ya requieren de mantenimiento preventivo o de piezas de desgaste. Sin duda, esta es la mejor manera para que los conductores confíen en que sus unidades se encuentran en óptimas condiciones.
Acuerda contratos de comodato
Por precaución, las empresas que gestionan flotillas deben establecer contratos de comodato para aquellos conductores a los que se le asigna un vehículo de tiempo completo. Es decir, un contrato donde se deje en claro que después de un tiempo preciso el bien -en este caso el automóvil- retornará a su dueño original.
Establece un documento de asignaciones
Es necesario elaborar un documento donde sólo ahí se controle la asignación de las unidades que conforman la flotilla. Este debe contener por lo menos los datos de la persona a la que se le asignó la unidad, la fecha y el tiempo de asignación, la cantidad de combustible que se usó, y los datos del vehículo asignado (modelo y número de placas).
No olvides controlar la asignación de los vehículos que conforman tu flotilla con base en estas consideraciones. Recuerda que por seguridad, ahorro de recursos y control de mantenimiento es fundamental implementar este tipo de controles en tu empresa.
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